5 lições valiosas sobre gestão de documentos que 2020 vai nos deixar


1 - imprimir custa caro, ou pelo menos mais caro que do que você pensa


Uma impressão pode custar desde poucos centavos numa gráfica qualquer, por isso acreditamos que ela não passa de um simples e inofensivo papel coberto com tinta, mas na verdade ela é a ponta de um grande iceberg nos custos operacionais das empresas.

Além dos insumos e da estrutura de central de impressão ou manutenção de equipamentos, um documento tem que ser catalogado e armazenado em boas condições, com segurança a integridade e acesso. Além de equipamentos, outro custo considerável de documentos é o imobiliário. Já parou para pensar quantos metros quadrados seus documentos ocupam em sua empresa?

Em lajes corporativas tão disputadas, mesmo com o advento do home office forçado pela pandemia, o custo desses espaços continua alto, e por consequência o custo de manter todo esse papel parado por lá.

Não bastasse os custos de manter, existe o custo de transportar. Motoboys, correios ou transportadoras, todos com custos de combustível e pessoal dos quais empresas de logística nascem e morrem tentando eliminar para cargas.

Apesar de nem todo documento pode ser 100% digitalizado e seu original descartado, o que as empresas deveriam ter em mente é quais documentos poderiam passar para meios digitais a fim de reduzir esses custos.


2- antes de saber para onde vamos, onde estamos?


Durante a pandemia e a grande adesão ao home office pelas empresas, trouxe um problema nunca antes imaginado.

Documentos que necessitam diversas assinaturas, antes dependiam em geral de um transporte apenas. Do emissor que coletava as assinaturas em seu escritório e o enviava para o receptor que fazia o mesmo. Porém agora, com cada colaborador em sua respectiva casa, esses documentos passam por diversos transportes, sem contar a demora para coletar todas as assinaturas de um simples documento.


3 - Nem sempre a mais bela assinatura é feita com uma caneta


Nossa primeira imagem sobre assinatura eletrônica é sempre a de uma imagem digital de um nome escrito com uma bela serifa tentando representar visualmente a assinatura num documento eletrônico no computador, o que por si só não significa nada. Mas ao invés disso, fazer uma assinatura eletrônica é atestar que determinada pessoa de fato está ciente do documento, sendo essa ação de assinar, autenticada por algum método como senha ou PIN, chegando a níveis superiores de autenticação como a validação do certificado digital do assinador.


4 - nunca antes tão conectados porém nunca tão distantes


Internet, chats e videochamadas nos fizeram descobrir que trabalhar a distância é muito mais que ver a outra pessoa pela tela.

Diversos outros desafios surgiram, sendo o principal como colaborar em grupo à distância.

O que vimos foi uma série de arquivos iguais com nomes diferentes e documentos diferentes com o mesmo nome. E diversas questões surgiram a partir daí. Qual devo revisar? Qual devo assinar? Será que esse documento de 120 páginas que estou assinando é o mesmo que revisei ontem? Processos e procedimentos que se iniciam, mas não possuem rastreabilidade de onde parou.

Nunca uma simples ferramenta de colaboração foi mais importante que um sistema de tecnologia de ponta ou inteligência artificial.


5 - o que seus documentos dizem sobre você?


Por fim, vivemos numa era em que geramos mais dados que conseguimos processar e muitas vezes armazenar, a ponto de sermos deparados com problemas que nossos próprios documentos tem a capacidade de antever, porém não conseguimos responder a essas perguntas por não conseguir identificar o conteúdo do documento e o impacto dele nas organizações.

Por muitas vezes, perguntas como: Qual departamento possui mais contratos? Qual funcionário é mais requerido para realizar assinaturas ou mesmo quantas páginas de documentos para revisão são enviadas para leitura de pessoas não relacionadas à decisão.

Quantificar métricas sobre os documentos e seus metadados é de extrema importância para medir a eficiência operacional desses documentos e a abrangência nos resultados da organização.


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