O que é Assinatura Eletrônica?

Atualizado: Jun 11

O uso da assinatura eletrônica cresceu dentro do contexto onde a tecnologia evoluiu e as empresas precisam de agilidade para ter bons resultados.

Por isso, cercar-se de tudo o que ajudar na tarefa de vender mais e melhor é o que qualquer negócio precisa buscar.


E a assinatura eletrônica encaixa-se perfeitamente neste contexto.

Até porque, com clientes cada vez mais exigentes e tempo sempre escasso, é preciso encontrar soluções no mundo dos negócios. Reduzir custos, acelerar processos e potencializar crescimento é o que sua empresa busca, não é mesmo?


Mas, você sabe exatamente o que é assinatura eletrônica, de que forma ela é usada e como você pode implementar na sua empresa?


Assinatura eletrônica é uma forma simples e segura de assinar online um documento, com validade jurídica, sem a necessidade de certificado digital.


É semelhante à assinatura no papel, porém feita em meio eletrônico. Para ter valor legal, a assinatura precisa atender alguns critérios em conformidade com a legislação:


· Integridade: garantia de que o documento não foi (e não pode ser) adulterado ou fraudado;

· Autenticidade: identificação do autor da assinatura, por meio do uso de uma chave privada (exclusiva do seu proprietário), que garante a autoria da assinatura;

· Registro da assinatura: quando foi feita e como foi feita.

Ainda em tempo, algumas barreiras já foram ultrapassadas, tendo em vista que a Justiça Federal, inclusive, já utiliza assinaturas eletrônicas nos processos em tramitação. Por ser mais prática, esta é uma assinatura ideal para as tarefas do dia a dia.

Quando falamos em benefícios, a assinatura eletrônica contempla questões importantes como:


· Sustentabilidade: não será necessário imprimir cada contrato, formulário, relatório, entre outros;

· Agilidade: é muito mais rápido recolher assinaturas digitais do que assinaturas de próprio punho;

· Segurança: as barreiras tecnológicas e a criptografia afastam riscos de fraudes e de acessos indevidos;

· Mobilidade: acesso aos documentos em qualquer lugar com qualquer dispositivo com acesso a internet.


Redução de custo

Praticamente todo escritório tem documentos e mais documentos acumulados em caixas, gavetas e fichários. Por muito tempo, esse foi um mal necessário para manter o controle de toda a papelada que passa pelos diversos setores da empresa. Com a implementação da tecnologia e de suas praticidades, e o uso da assinatura eletrônica, você não precisará mais se preocupar com armazenamento de papéis.

Algumas empresas já aderiram ao armazenamento de seus registros em arquivos digitais e eliminaram as vias físicas. Isso significa praticidade e redução de custo. Ou seja, além da fácil localização do documento, você não precisa mais alugar um espaço dedicado ao armazenamento de papel.


Sustentabilidade

Já parou para pensar na quantidade de papel que se gera em uma nova contratação, seja ela de um serviço, produto ou colaborador? É uma via para cá, outra para lá e assim o papel se multiplica.

Com a adoção da assinatura eletrônica, você diminuiu drasticamente o consumo desse material, além de muitos outros relacionados (tonner e tinta de impressão, por exemplo). É importante pensar na facilidade que a assinatura eletrônica e assinatura digital propiciam ao seu negócio, mas se isso puder ser alinhado ao impacto ambiental que você causa, melhor ainda. O meio ambiente certamente agradece!.


Diminuição da burocracia

Boa parte da burocracia de um negócio acontece porque um documento precisa ser autenticado por duas ou três pessoas que ficam muito longe umas das outras. Ou porque esse documento precisa ir e voltar várias vezes. O resultado disso é que um documento simples vai precisar de vários dias para ser entregue.

Com o uso da assinatura eletrônica, você consegue enxugar esse processo, deixando ele muito mais simples e rápido. Isso porque documentos digitais chegam aos seus destinos com muito mais facilidade, o que corta o tempo de transporte. Como a assinatura é eletrônica, você pode fazer isso de qualquer lugar, basta ter acesso a uma solução que viabilize sua assinatura, como a Go Contratos.


Maior segurança

A falsificação de assinaturas é uma preocupação diária para quem trabalha com legalização e autenticação de documentos. É por causa desse risco que você e eu precisamos lidar com todas as camadas de burocracia que vemos hoje em dia. E, contrariando o que muita gente acredita, as assinaturas manuais não são a opção mais segura para validar documentos.

Felizmente, com a assinatura digital, boa parte desses problemas são resolvidos. Claro, também não faltam crimes sendo cometidos no ambiente virtual, então, você não deve baixar a guarda. Mas as empresas que prestam o serviço de certificado digital geralmente estão bem cientes desses riscos e tomam as atitudes certas para prevenir esses incidentes.


Maior facilidade na gestão de informação

Aquela história de precisar de um documento, solicitar por e-mail e receber a resposta que o documento foi extraviado e não foi encontrado, acabou. Com o uso de documentos digitais e assinatura eletrônica, além da agilidade na execução do processo, a busca posterior pela informação fica muito mais fácil.

Isso porque nas soluções de gestão de documentos digitais há critérios de classificação, ferramentas de busca, busca em texto, busca por nome do profissional, etc. Basicamente, quando sua gestão de documentos é digital você não leva uma semana para encontrar um documento, mas apenas alguns minutos.


Onde usar o recurso de assinatura eletrônica e assinatura digital

Até aqui eu estava falando “tecniquês”: criptografia, certificado, validade, requisitos técnicos, etc. Mas, na prática, onde se pode utilizar assinatura eletrônica? que tipo de documentos e processos se beneficiam desse recurso?


Na verdade, quase todos. Tanto internamente, quanto externamente, você pode utilizar o recurso de assinatura eletrônica. Veja alguns exemplos:


Área comercial

Contratos em Geral

Contratos de Prestação de Serviços

Contratos de aluguel;

Contratos de compra e venda;

Aprovação de propostas.


Área de gestão de pessoas

Formulários trabalhistas;

Termos de ciência;

Contrato de trabalho;

Aditivos contratuais;

Autorizações;

Entrega de materiais;

Recibos;

Planos de saúde;


Área financeira

Operações bancárias;

Relatórios empresariais;

Informações contábeis;

Informações cartoriais;


Área jurídica

Documentos jurídicos;

Acesso a processos judiciais;

Contratos;

Documentos societários;

Esses são apenas alguns exemplos de documentos e processos que se beneficiam da assinatura eletrônica e digital. Existem muitos outros. As Instituições de Ensino Superior, por exemplo, têm utilizado essa tecnologia para transformar seus processos digitalmente. Seja na digitalização do acervo acadêmico, no processo de expedição e registro de diplomas, ou na emissão de diplomas digitais.


Uma ferramenta para te ajudar!

A Go Contratos oferece a melhor experiência para o armazenamento e a assinatura eletrônica dos seus documentos.

Dessa forma, você pode assinar documentos de forma totalmente eletrônica. É muito mais praticidade. Sem contar que você pode fazer isso de qualquer lugar, basta ter acesso ao sistema e pronto!

Por fim, veja este vídeo super interessante explicando como funciona o Armazenamento e a Assinatura Eletrônica de documentos da Go Contratos:



Acesse


www.gocontratos.com.br/assinaturaeletronica


Gostaria de ver um exclusivo comparativo de custos entre a assinatura física e a assinatura digital acesse


www.gocontratos.com.br/webinario

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