Custos Escondidos em Arquivos Físicos de Documentos

É fato que toda empresa precisa assinar e preservar seus documentos de forma segura. Desde a assinatura de contratos, demandas relacionadas à questões societárias, ou mesmo documentos internos, são de crucial importância para qualquer organização. Manter essas informações em um arquivo físico pode ser uma operação muito mais cara do que se imagina.

Uma prática ainda bastante comum é a manutenção de documentos em um arquivo físico, gerenciado pela própria empresa.

Começa com um pequeno armário que ocupa certo espaço em uma das salas e termina com um grande problema em virtude do volume e da classificação das informações.

Quando se percebe, há profissionais contratados para trabalhar especificamente com isso, e a instituição está até pagando aluguéis de espaços comerciais apenas para conseguir guardar os documentos.

Tais ações trazem diversos problemas. Além da questão dos altos custos dedicados aos locais de armazenagem, há problemas de organização do arquivo, visto que os documentos precisam ser mantidos por prazos de acordo com seu tipo. Há também questões relativas à segurança dessas informações, que ficam sujeitas a roubos e perdas por ação do tempo e desastres como inundações e incêndios.

Além disso, há outros custos envolvidos:

1. Custo operacional

Sempre que um arquivo físico fica grande demais, é inevitável que a empresa precise contar com colaboradores que dediquem boa parte de seu tempo na gestão de arquivo. Arquivar documentos não é simplesmente colocá-los em um local sem qualquer critério de classificação.

É necessário identificar e possibilitar o acesso a essas informações por vários motivos e, sendo assim, não se pode fazer isso sem um mínimo de cuidado. E, com isso, há as despesas associadas aos salários e demais gastos com os funcionários que estiverem executando essas tarefas.

2. Burocracia Interna

Um custo que muitas vezes não é percebido pelas empresas, mas que é sim muito representativo, é o da perda de tempo. Quando uma informação que está em um arquivo físico se faz necessária, pode ser que haja uma demora excessiva para que consiga acessá-la, podendo até comprometer um fechamento de um negócio, ou a execução de uma tarefa importante.

3. Grandes Perdas

Se não houver registro da informação que existia apenas em meio físico e que foi perdida, por exemplo, por ter sido vítima de uma enchente, a empresa pode enfrentar grandes problemas.

Além de questões relacionadas ao atendimento de legislações governamentais, que podem resultar em multas penalidades, pode ser também que negócios deixem de ser fechados porque a companhia não conseguiu acessar determinados dados.

Atualmente, existem alternativas para a guarda e gestão documental. A terceirização desse processo pode ser realizada, nomeando um fornecedor para que faça a guarda dos arquivos físicos e a digitalização das informações para uso no dia a dia.

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